SMENGO · ЗАМЕНЫ СМЕН
Замена смены — заявка с решением, а не переписка в чате
Сотрудник просит замену в Telegram. Вы одобряете в один тап — и смена в ту же секунду уходит из его графика на биржу, к подходящим коллегам. Волнами, а не всем разом.
- Снять себя со смены сотрудник не может — только попросить
- Одобрение снимает смену и открывает её одной транзакцией
- Решение возвращается сотруднику в тот же чат
Незакрытые смены в графике — система сама предлагает их подходящим сотрудникам
Заявки на замену
- От Ольга Романенко·пт, 3 июля · 16:00–00:00Создана 1 июля 2026ОтклонитьПодтвердить
Открытые
- Отменитьпт, 3 июля·Отдел продаж·Менеджер·16:00–00:00
Замена: Ольга Романенко
Создана 1 июля 2026 · Отправлено офферов: 4 - Отменитьсб, 4 июля·HR·Любая должность·10:00–18:00Создана 30 июня 2026 · Отправлено офферов: 6 · Отклонено: 2
Ждут подтверждения
- вс, 5 июля·Отдел продаж·Менеджер·12:00–20:00Создана 29 июня 2026 · Отправлено офферов: 5ОтклонитьПодтвердить
Претендент: Алексей Новиков
Закрытые за месяц
- Закрытачт, 2 июля·Отдел продаж·Менеджер·09:00–18:00Создана 27 июня 2026 · Отправлено офферов: 4
Претендент: Иван Мельников
Как это идёт
Путь одной смены: от «не смогу» до нового имени в графике
Пятница, 3 июля, 16:00–00:00. Ольга не выходит — вот что происходит дальше.
- 114:05
Сотрудник жмёт «Прошу замену»
Бот показывает только её собственные ближайшие рабочие смены, максимум десять. Чужую смену выбрать нельзя: список всегда перефильтрован по сотруднику.
- 214:06
Заявка ушла руководителю
В чате — «Заявка отправлена руководителю», в разделе «Заявки на замену» — новая строка. Попросить ту же смену второй раз не выйдет: живая заявка на смену бывает одна.
- 315:31
Руководитель нажимает «Подтвердить»
Смена удаляется из графика Ольги и тут же становится открытой сменой с заметкой «Замена: Ольга Романенко». Смена не может остаться снятой и не открытой: оба изменения — в одной транзакции. Офферы уходят следующим шагом.
- 415:31
Волна 1 — тем, кто сам хотел
Оффер уходит коллегам того же отдела и должности: первыми — отметившие «хочу» на 3 июля, внутри волны — по набранным за месяц часам, снизу вверх.
- 515:44
«Беру» — и смена в графике
При мгновенном подхвате первый нажавший получает смену сразу, остальным кандидатам приходит, что её уже забрали.
- 6+60 мин
Если тишина — волна 2
По истечении TTL волны (по умолчанию час, настраивается от 5 минут до суток) оффер уходит остальным подходящим сотрудникам отдела.
Обратная связь: сотруднику, который просил замену, приходит «Замена одобрена» или «Замена отклонена» — тем же чатом, без отдельного приложения и без звонка.
Границы
Сотрудник не снимает себя со смены. Он просит.
График меняет только тот, у кого есть право «Управление сменами». Это осознанное правило: смена, о которой «договорились в чате», в графике сама не меняется.
Сотрудник — в Telegram
Просит, соглашается, отказывается
- Попросить замену на любую из своих ближайших рабочих смен (бот показывает до десяти)
- Отметить «хочу» и «не могу» в календаре доступности
- Взять открытую смену кнопкой «Беру»
- Пропустить оффер — он закроется, а смена останется открытой для остальных
Руководитель — в Smengo
Право «Управление сменами»
- Подтвердить или отклонить заявку на замену
- Создать открытую смену без всякой заявки
- Отменить открытую смену
- Подтвердить претендента, если мгновенный подхват выключен
Не интерфейсная условность: у кого нет права «Управление сменами», тот заявок не видит вовсе — доступ закрыт политиками базы данных, а не спрятанной кнопкой.
Что внутри
Пять механик, из которых состоит замена
Каждая — не настройка на будущее, а поведение, которое уже работает в продукте.
Просьба приходит заявкой, а не сообщением
Кнопка «Прошу замену» в боте — и у руководителя появляется строка с именем, датой и временем смены. Ничего не тонет в переписке и не требует пересказа.
- Выбор — только из своих ближайших рабочих смен, максимум десять
- На одну смену — одна живая заявка, дубликат просто не создастся
- Пока решения нет, смена остаётся в графике за сотрудником
Одобрение — одна транзакция, а не два действия
«Подтвердить» снимает смену с сотрудника и создаёт открытую смену одним вызовом в базе. Дата, время и пресет переносятся как есть, в заметку попадает имя того, кого меняем.
- Смена не может остаться снятой и не открытой — оба изменения в одной транзакции
- Удаление смены попадает в журнал изменений
- Если смену успели изменить или удалить, заявка честно закрывается как неактуальная
approve_swap_request()Снятие и открытие — в одном вызове: половинчатого состояния не бывает. Офферы досылаются следующим шагом.Офферы уходят волнами, а не всем разом
Открытая смена не рассылается веером. Сначала — тем, кто сам отметил, что хочет работать в этот день, и у кого меньше часов за месяц. Остальные подключаются позже.
- Кандидат — из того же отдела и с той же должностью; если должность не указана, подойдёт любая
- Кто уже занят в этот день или отметил «не могу», в список не попадает
- Волна 2 включается по TTL: от 5 минут до суток, по умолчанию час
- Если «хочу» не отметил никто, в первую волну идёт половина списка, но не меньше трёх человек
Отметили «хочу» на 3 июля, отсортированы по часам за месяц
Если «хочу» на эту дату не отметил никто, в первую волну уходит половина подходящих — но не меньше трёх человек.
Мгновенный подхват — или ваше подтверждение
Один переключатель в настройках решает, кто ставит точку. Включён — первый согласившийся сразу в графике. Выключен — претендент ждёт вас в разделе «Ждут подтверждения».
- Первый нажавший выигрывает: строка смены блокируется в момент клика
- Двух смен на один день у человека не появится — вторая попытка вернёт конфликт
- Отклонённый претендент не блокирует смену: она снова открыта для остальных
Первый согласившийся сотрудник получает смену сразу, без подтверждения.
«Беру» — и смена сразу в графике сотрудника; остальным приходит, что её уже забрали.
«Беру» — и строка уходит в «Ждут подтверждения»: последнее слово за руководителем.
Гонки не будет: смена блокируется в момент клика, второй нажавший получает «смена уже занята».
Ответ возвращается в тот же чат
Тому, кто просил замену, приходит решение. Тому, кто взял смену, — подтверждение, что она уже в графике. Остальным кандидатам — что смену разобрали.
- «Замена одобрена, смена ушла на биржу» или «Замена отклонена»
- Кому не удалось доставить оффер, тот помечается недоступным, а не висит молча
- Событие swap.decided уходит в ваши вебхуки — решение можно забрать в свою систему
Не только замены
Открытую смену можно создать и без заявки
Кто-то заболел, открыли новую точку, продлили вечер — смена создаётся руками и уходит по тем же волнам.
- До десяти одинаковых смен за раз
- Отдел обязателен, должность — по желанию: «любая должность» расширяет круг кандидатов
- Время — из пресетов смен организации или вручную
- Заметка остаётся на карточке смены в списке биржи — в текст оффера кандидату она не попадает
- Если подходящих кандидатов не нашлось, форма честно об этом скажет, а не сделает вид, что разослала
Подходящих кандидатов не нашлось — офферы не отправлены
Чат «кто подменит?» против биржи замен
Одна и та же пятница — два разных исхода.
Договорённости живут в голове
Договорённости живут в графике
Наружу: решение по заявке уходит событием swap.decided в ваши вебхуки — с идентификатором заявки, сотрудником, датой смены и самим решением.
Замены — звено цепочки, а не отдельный сервис
График, бот и биржа работают на одних данных: доступность приходит из календаря сотрудника, часы — из табеля, решение возвращается в чат.
Найм
Доска «Отклик → Принят», AI-скрининг резюме, 5 вопросов к интервью.
ПодробнееБаза сотрудников
Контакты под правом, документы с бейджем «30 дн», история — 100 %.
ПодробнееОнбординг и обучение
AI-план 4–8 этапов, дедлайны «под риск», квизы 3–5 вопросов.
ПодробнееГрафик смен
Месяц на экране, 4 нормы труда, AI-генератор, прогноз спроса.
ПодробнееTelegram-бот
Чекины в 1 тап, доступность 28 дней, замены, календарь по подписке.
ПодробнееВы здесьБиржа замен
Одобренная замена сама становится открытой сменой; конфликты отсекаются.
ПодробнееHR-дашборд и табель
Часы из чекинов, XLSX/CSV в 1 клик, 5 автодетекторов риска, «что если».
Подробнеериски и покрытие — в следующий график ⟲риски и покрытие — в следующий графикЧастые вопросы про замены смен
Нет. В боте есть только «Прошу замену» — она создаёт заявку. График меняется решением руководителя с правом «Управление сменами».
Смена остаётся в графике за сотрудником. Пока «Подтвердить» не нажато, для остальных ничего не меняется.
Сотрудникам того же отдела с подходящей должностью. Первая волна — те, кто отметил «хочу» на эту дату, отсортированные по набранным за месяц часам. Вторая волна включается через TTL, по умолчанию через час.
Да, если включён «Мгновенный подхват»: первый нажавший «Беру» сразу получает смену в график. Выключите переключатель — и каждый претендент будет ждать вашего решения.
В кандидаты он не попадёт, а при попытке взять смену другим путём получит конфликт: двух смен на один день у человека не появится.
Нет. Всё, что нужно сотруднику, происходит в Telegram-боте по одной ссылке-приглашению; интерфейсом пользуется руководитель.
Да. Решение отправляется событием swap.decided на ваш HTTPS-эндпоинт с подписью; в полезной нагрузке — идентификатор заявки, сотрудник, дата смены и решение.
Пусть замены живут в графике, а не в переписке
Подключите команду к боту и откройте биржу — следующую просьбу о подмене вы увидите заявкой с двумя кнопками, а не сообщением в час ночи.