Біржа змін
Біржа змін — це місце, де ви закриваєте дірки в графіку без ручного пошуку заміни. Ви створюєте вакантну зміну, а система сама пропонує її підхожим співробітникам у Telegram-боті — по черзі, хвилями, поки хтось не погодиться.
Хто це бачить
Біржу змін бачать лише ті, хто керує графіком (право «Зміни»).
Як відкрити біржу змін
На сторінці графіка, під легендою статусів, справа є кнопка «Біржа змін». Вона відкриває панель знизу екрана — у ній і живуть відкриті зміни, заявки на заміну та форма створення. Окремої сторінки в боковому меню в біржі більше немає: це панель поверх графіка, а не самостійний розділ.
Що таке відкрита зміна
Відкрита зміна — це запис «потрібна людина на таку-то дату, у такий-то відділ, на такий-то час», який ще ні за ким не закріплений. Він не прив'язаний до конкретного співробітника: щойно хтось його бере, він перетворюється на звичайну зміну в графіку.
Як створити відкриту зміну
- Відкрийте біржу змін і натисніть Створити.
- Заповніть поля:
- Дата — на який день потрібна зміна.
- Відділ — куди потрібна людина.
- Посада — необов'язково; якщо залишити порожньою, підійде будь-який співробітник відділу.
- Час — виберіть один із пресетів змін організації або увімкніть ручне введення і вкажіть час початку та кінця самостійно.
- Кількість людей — скільки співробітників потрібно на цю зміну (від 1 до 10).
- Коментар — необов'язкова примітка для кандидатів.
- Натисніть Створити. Якщо підхожих співробітників не знайшлося, ви побачите попередження — зміну все одно буде створено, але пропозицію поки нікому надіслати.
Як система обирає кандидатів і що таке хвилі
Після створення зміни система сама підбирає співробітників:
- той самий відділ, і, якщо вказана посада — та сама посада;
- вільні цього дня (немає перетину з іншою зміною);
- не відмітили в боті «не можу» на цей день.
З підхожих співробітників ті, хто заздалегідь відмітив у боті «✋ хочу зміну», отримують пропозицію першими — це перша хвиля. Якщо з першої хвилі ніхто не відгукнувся, через настроюваний час (за замовчуванням 60 хвилин) пропозиція автоматично йде решті підхожих співробітників — це друга хвиля. Нікого обдзвонювати вручну не потрібно — розсилка хвилями відбувається сама.
Що бачить співробітник у боті
Співробітник отримує в Telegram-боті повідомлення з датою, часом, відділом і посадою зміни та дві кнопки:
- ✅ Беру — співробітник погоджується взяти зміну;
- Пропустити — співробітник відмовляється від цієї пропозиції.
Щойно хтось першим натискає «Беру», зміна закривається: решті, кому вже надіслали пропозицію, бот надсилає «зміну вже розібрано». Якщо співробітник того самого дня вже зайнятий іншою зміною, система повідомить про це і підхоплення не відбудеться.
Миттєве підхоплення vs підтвердження менеджером
За замовчуванням натискання «Беру» миттєво ставить зміну в графік співробітника — без участі менеджера. Це і є «графік, що закривається сам».
Якщо такий режим не підходить, його можна вимкнути в Налаштування → Організація → Зміни, у розділі «Відкриті зміни»:
- Миттєве підхоплення — перемикач; якщо вимкнути, відгук співробітника стає заявкою, а не автоматичним призначенням.
- Час до наступної хвилі — скільки хвилин чекати відповіді від поточної хвилі кандидатів, перш ніж покликати наступних (від 5 хвилин до доби, за замовчуванням 60).
Коли миттєве підхоплення вимкнено, заявка співробітника потрапляє в біржу змін зі статусом «очікує підтвердження». Менеджер підтверджує її — тоді зміна з'являється в графіку співробітника, — або відхиляє — тоді зміна знову стає відкритою і пропозицію можна надіслати далі.
Де стежити за статусами
У біржі змін видно всі зміни зі статусами:
- відкрита — пропозиції розіслано, відповіді поки немає;
- очікує підтвердження — співробітник натиснув «Беру», але потрібне підтвердження менеджера (тільки при вимкненому миттєвому підхопленні);
- закрита — зміна в графіку співробітника;
- скасована — ви скасували зміну вручну.
Поруч із кожною зміною видно, скільком співробітникам надіслано пропозицію і скільки вже відмовилися. Зміну можна скасувати в будь-який момент, поки її не розібрано.
Заявки на заміну
Крім відкритих змін, у біржі змін з'являються заявки на заміну — їх видно першою секцією згори.
Співробітник, у якого вже є зміна в графіку, може попросити заміну прямо з Telegram-бота кнопкою «🔁 Прошу заміну». Сам він зміну не знімає — рішення завжди ухвалює керівник тут, у біржі змін.
За кожною заявкою видно, хто її надіслав, на яку дату й час зміни, а також примітку співробітника, якщо вона є. У вас два варіанти:
- Схвалити — зміна атомарно знімається зі співробітника і йде на біржу змін: система одразу починає пропонувати її хвилями підхожим кандидатам, як звичайну відкриту зміну. Співробітник отримує підтвердження в бот.
- Відхилити — заявку закрито, зміна лишається у співробітника без змін. Співробітник отримує відмову в бот.
Якщо на момент рішення зміну вже було змінено або видалено, заявка автоматично закривається — ви побачите про це позначку. Якщо у співробітника не вказано відділ, схвалити заявку кнопкою не можна — зніміть зміну вручну в графіку.
Показник на дашборді
На дашборді є картка «Зміни закриваються самі» — відсоток відкритих змін, які закрилися співробітниками протягом 24 годин без участі менеджера. Що вища цифра, то менше ручної роботи йде на закриття дірок у графіку.