База знань
База знань
База знань — це документи вашої організації (правила внутрішнього розпорядку, інструкції, регламенти), за якими асистент і Telegram-бот можуть відповідати на запитання. Управитель завантажує документи один раз — і співробітники більше не йдуть з одним і тим самим запитанням до HR, а отримують відповідь одразу.
Розділ «База знань» видно в меню учасникам з правом «База знань».
Як завантажити документи
Два способи:
- «Додати файл» — PDF, DOCX, TXT або Markdown, до 10 МБ (PDF — до 300 сторінок).
- «Додати текст» — назва і текст документа, якщо файлу немає під рукою.
Якщо PDF — це скан (фотографія сторінки без текстового шару), система не зможе прочитати його автоматично і чесно попросить вставити текст документа вручну через «Додати текст».
Після завантаження документ з'являється у списку зі статусом:
- Готовий — документ проіндексовано, асистент і бот уже можуть за ним відповідати.
- Індексація… — система розбиває документ на фрагменти, це нетривалий процес.
- Помилка — з розшифруванням причини (наприклад, файл не вдалося прочитати або в ньому не знайшлося тексту).
У кожного документа є перемикач — ним можна тимчасово виключити документ із відповідей, не видаляючи його. Кнопка «Замінити» завантажує нову версію файлу і переіндексовує документ.
Картка «Що знає асистент» на сторінці показує, скільки документів і фрагментів зараз враховано.
Перевірка відповідей на сторінці
Поле «Задати питання» на сторінці «База знань» — це спосіб перевірити, як асистент відповідає за завантаженими документами, прямо на місці. Одне питання коштує 1 AI-кредит.
Як запитати в асистенті
У чаті асистента (кнопка в шапці застосунку) є перемикач режиму: «Асистент» та «За документами». У режимі «За документами» питання коштує 1 AI-кредит, а відповідь будується лише за документами організації — з обов'язковим посиланням на джерело вигляду «Джерело: «назва», розділ «…»». Якщо відповіді в документах немає, асистент чесно відмовить, і кредит не списується. Такі відповіді позначені окремим бейджем.
Запитати в цьому режимі може будь-який учасник організації, у якого є доступ до асистента — не лише управитель.
Як співробітнику запитати в Telegram-боті
У боті є кнопка «📖 Питання щодо правил». Співробітник пише запитання одним повідомленням і отримує точну виписку з документа — з назвою і розділом, звідки її взято. Це безкоштовно, AI-кредити не витрачаються; на день можна поставити до 10 запитань. Якщо відповіді в документах немає, бот порадить звернутися до менеджера.
Важливо: не завантажуйте персональні дані
Вміст документів бази знань доступний усім співробітникам організації через асистента і Telegram-бота. Не завантажуйте туди особисті дані співробітників (зарплати, адреси, медичні відомості тощо) — лише загальні правила, інструкції та регламенти.