Биржа смен

Биржа смен — это место, где вы закрываете дыры в графике без ручного поиска замены. Вы создаёте вакантную смену, а система сама предлагает её подходящим сотрудникам в Telegram-боте — по очереди, волнами, пока кто-то не согласится.

Кто это видит

Биржа смен видна только тем, кто управляет графиком (право «Смены»).

Как открыть биржу смен

На странице графика, под легендой статусов, справа есть кнопка «Биржа смен». Она открывает панель снизу экрана — в ней и живут открытые смены, заявки на замену и форма создания. Отдельной страницы в боковом меню у биржи больше нет: это панель поверх графика, а не самостоятельный раздел.

Что такое открытая смена

Открытая смена — это запись «нужен человек на такую-то дату, в такой-то отдел, на такое-то время», которая ещё ни за кем не закреплена. Она не привязана к конкретному сотруднику: как только кто-то её берёт, она превращается в обычную смену в графике.

Как создать открытую смену

1. Откройте биржу смен и нажмите Создать.
2. Заполните поля:
   • Дата — на какой день нужна смена.
   • Отдел — куда нужен человек.
   • Должность — необязательно; если оставить пустой, подойдёт любой сотрудник отдела.
   • Время — выберите один из пресетов смен организации или включите ручной ввод и укажите время начала и конца самостоятельно.
   • Количество человек — сколько сотрудников нужно на эту смену (от 1 до 10).
   • Комментарий — необязательная заметка для кандидатов.
3. Нажмите Создать. Если подходящих сотрудников не нашлось, вы увидите предупреждение — смена всё равно будет создана, но предложение пока некому отправить.

Как система выбирает кандидатов и что такое волны

После создания смены система сама подбирает сотрудников:

• тот же отдел, и, если указана должность — та же должность;
• свободны в этот день (нет пересечения с другой сменой);
• не отметили в боте «не могу» на этот день.

Из подходящих сотрудников те, кто заранее отметил в боте «✋ хочу смену», получают предложение первыми — это первая волна. Если из первой волны никто не откликнулся, через настраиваемое время (по умолчанию 60 минут) предложение автоматически уходит остальным подходящим сотрудникам — это вторая волна. Никого обзванивать вручную не нужно — рассылка волнами происходит сама.

Что видит сотрудник в боте

Сотрудник получает в Telegram-боте сообщение с датой, временем, отделом и должностью смены и две кнопки:

• ✅ Беру — сотрудник соглашается взять смену;
• Пропустить — сотрудник отказывается от этого предложения.

Как только кто-то первым нажимает «Беру», смена закрывается: остальным, кому уже отправили предложение, бот присылает «смена уже разобрана». Если сотрудник на тот же день уже занят другой сменой, система сообщит об этом и подхват не пройдёт.

Мгновенный подхват vs подтверждение менеджером

По умолчанию нажатие «Беру» мгновенно ставит смену в график сотрудника — без участия менеджера. Это и есть «самозакрывающийся график».

Если такой режим не подходит, его можно выключить в Настройки → Организация → Смены, в разделе «Открытые смены»:

• Мгновенный подхват — переключатель; если выключить, отклик сотрудника становится заявкой, а не автоматическим назначением.
• Время до следующей волны — сколько минут ждать ответа от текущей волны кандидатов, прежде чем позвать следующих (от 5 минут до суток, по умолчанию 60).

Когда мгновенный подхват выключен, заявка сотрудника попадает в биржу смен со статусом «ждёт подтверждения». Менеджер подтверждает её — тогда смена появляется в графике сотрудника, — или отклоняет — тогда смена снова становится открытой и предложение можно отправить дальше.

Где следить за статусами

В бирже смен видны все смены со статусами:

• открыта — предложения разосланы, ответа пока нет;
• ждёт подтверждения — сотрудник нажал «Беру», но нужно подтверждение менеджера (только при выключенном мгновенном подхвате);
• закрыта — смена в графике сотрудника;
• отменена — вы отменили смену вручную.

Рядом с каждой сменой видно, скольким сотрудникам отправлено предложение и сколько уже отказались. Смену можно отменить в любой момент, пока она не разобрана.

Заявки на замену

Кроме открытых смен, в бирже смен появляются заявки на замену — их видно первой секцией сверху.

Сотрудник, у которого уже есть смена в графике, может попросить замену прямо из Telegram-бота кнопкой «🔁 Прошу замену». Сам он смену не снимает — решение всегда принимает руководитель здесь, в бирже смен.

По каждой заявке видно, кто её отправил, на какую дату и время смены, а также заметку сотрудника, если она есть. У вас два варианта:

• Одобрить — смена атомарно снимается с сотрудника и уходит на биржу смен: система сразу начинает предлагать её волнами подходящим кандидатам, как обычную открытую смену. Сотрудник получает подтверждение в бот.
• Отклонить — заявка закрывается, смена остаётся у сотрудника без изменений. Сотрудник получает отказ в бот.

Если к моменту решения смена уже была изменена или удалена, заявка автоматически закрывается — вы увидите об этом пометку. Если у сотрудника не указан отдел, одобрить заявку через кнопку нельзя — снимите смену вручную в графике.

Показатель на дашборде

На дашборде есть карточка «Смены закрываются сами» — процент открытых смен, которые закрылись сотрудниками в течение 24 часов без участия менеджера. Чем выше цифра, тем меньше ручной работы уходит на закрытие дыр в графике.